E-Mail-Archivierung mit MailStore Home Portable

Trotz der Verbreitung von Messengern wie WhatsApp oder Telegram hat die klassische Mail noch nicht ausgedient – Tag für Tag werden es mehr Mails, die im Postfach schlummern. Sei es die Buchungsbestätigung für den nächsten Urlaub, eine Nachricht von Freunden oder die Rechnung des letzten Einkaufs, alles bekommt man per E-Mail.

Mailanbieter wie GMX haben jedoch zumindest in der kostenlosen Version nur einen begrenzten Speicherplatz, zudem will man vielleicht auch einmal den Anbieter wechseln und hat dann keinen Zugriff mehr auf das alte Konto. Kurz: eine Archivierungs-Lösung muss her, die idealerweise auch die Möglichkeit bietet, die Mails schnell zu durchsuchen und auf einer externen Festplatte oder einem NAS abzulegen.

Eigentlich für den Unternehmenseinsatz Gedacht, bietet „MailStore Home Portable“ eine solche Lösung, bei der man nur geringe Abstriche machen muss und die für die private Nutzung kostenlos ist:

mailstore 1 — MailStore Home Portable kommt auch mit großen E-Mail-Mengen gut klar

In meinem Fall haben sich über die Jahre fast 116.000 Mails verteilt über drei Mailkonten (1x GMX, 2x Gmail) angesammelt, die ich nicht verlieren will. Die Einrichtung von Mailstore ist relativ simpel: man benötigt nur die Zugangsdaten zu den jeweiligen E-Mail-Postfächern, danach kann die Software die E-Mails herunterladen und in einem durchsuchbaren Archiv speichern. Dieses Archiv kann dann auch auf externe Datenträger exportiert werden – verwendet man die kostenlose Version, muss man die Vorgänge manuell anstoßen, was bei mir zur Routine am Samstag geworden ist.

Nach dem erstmaligen Abgleich, der zugegeben etwas länger dauern kann, wird nur noch geprüft was sich seit dem letzten Backup geändert hat – ein Vorgang, der schnell nebenher erledigt ist.

Gespeichert werden nicht nur E-Mails, sondern auch Anhänge, sodass man hinterher leicht auf alles Zugreifen kann.

Das Archiv selbst wird Verschlüsselt und ist mit einem Passwort geschützt, was jeweils beim ersten Aufrufen des Mail-Archivs eingegeben werden muss. Da sich zudem alles Lokal auf dem eigenen Rechner abspielt und keine Daten in die Cloud übertragen werden, ist diese Lösung recht sicher – außer natürlich man verwendet ein zu einfaches Passwort und außerdem einen Cloud-Speicher, der nicht weiter geschützt ist.

Der Vorteil der E-Mail-Archivierung mit MailStore Home: man kann z.B. bei GMX regelmäßig Mails löschen um das kostenlose Angebot nutzen zu können, verliert dabei aber keine E-Mails. Das Fehlen von Komfort-Funktionen wie einer automatischen Archivierung nach einem Zeitplan fällt bei privater Nutzung nicht so sehr ins Gewicht – solange man es nicht vergisst.

Wer MailStore Home ausprobieren will, bekommt die Software direkt beim Hersteller zum Download: